- Haz una lista de tareas: El primer paso para planear un día productivo es hacer una lista de tareas que necesites completar. Puedes anotar estas tareas en un papel o utilizar una aplicación de organización personal en tu teléfono móvil.
- Prioriza tus tareas: Una vez que tengas tu lista de tareas, prioriza cada una en función de su importancia y urgencia. Esto te ayudará a enfocarte en las tareas que son más importantes y a asegurarte de que las completas a tiempo.
- Establece metas realistas: Al planificar tu día, es importante que establezcas metas realistas. Trata de no sobrecargarte con demasiadas tareas y asegúrate de que puedes completarlas todas en el tiempo que tienes disponible.
- Utiliza un calendario: Un calendario te ayudará a visualizar tu día y a organizar tu tiempo de manera efectiva. Utiliza un calendario para planificar tus reuniones, citas y tareas importantes.
- Delega tareas: Si tienes la oportunidad, delega algunas de tus tareas a otras personas. Esto te permitirá enfocarte en las tareas más importantes y te ayudará a ser más productiva en general.
- Aprovecha los momentos libres: Aprovecha los momentos libres que tengas durante el día para hacer tareas más pequeñas o para prepararte para tareas más grandes. Por ejemplo, puedes aprovechar los momentos de espera para leer correos electrónicos o hacer llamadas importantes.
- Haz pausas: Tomar pequeñas pausas durante el día puede ayudarte a ser más productiva. Tómate unos minutos para descansar, hacer un poco de estiramiento o simplemente para relajarte. Esto te ayudará a recargar energías y a mantener una actitud positiva a lo largo del día.
Como podemos priorizar tareas:
Supongamos que tienes las siguientes tareas en tu lista:
Enviar un informe importante al jefe de departamento
Realizar una llamada de seguimiento con un cliente
Preparar una presentación para una reunión mañana
Completar un informe de gastos
Comprar regalos de cumpleaños para un familiar
Para priorizar tus tareas, podrías utilizar una matriz de priorización que te permita clasificar cada tarea en función de su importancia y urgencia.
Importante y urgente: Tareas que son críticas y necesitan ser realizadas inmediatamente. En este caso, sería el informe importante que debes enviar al jefe de departamento y la llamada de seguimiento con el cliente.
Importante pero no urgente: Tareas que son importantes, pero que pueden esperar un poco más. En este caso, sería la preparación de la presentación para la reunión de mañana.
Urgente pero no importante: Tareas que son urgentes, pero no son críticas para el éxito a largo plazo. En este caso, podría ser completar el informe de gastos.
No importante ni urgente: Tareas que no son críticas ni necesitan ser realizadas inmediatamente. En este caso, sería comprar los regalos de cumpleaños para el familiar.
En este ejemplo, te enfocarías en completar primero las tareas que son importantes y urgentes, antes de pasar a las tareas importantes pero no urgentes. Esto te asegurará que estás enfocando tu tiempo y energía en las tareas más críticas y necesarias.
Que es una matriz de priorización:
Una matriz de priorización es una herramienta de gestión de tareas que te permite clasificar tus tareas o proyectos en función de su importancia y urgencia. La matriz se representa típicamente en forma de una tabla con dos ejes, uno que indica la importancia de la tarea y otro que indica su urgencia.
La idea es que clasifiques cada tarea o proyecto según su nivel de importancia y urgencia, y que luego las coloques en una de las cuatro cuadrantes de la matriz. Las cuatro cuadrantes que se forman son:
Tareas importantes y urgentes: son las tareas que deben ser realizadas inmediatamente. Estas tareas son críticas y tienen un impacto significativo en tus objetivos y resultados.
Tareas importantes pero no urgentes: son las tareas que tienen un impacto significativo en tus objetivos y resultados, pero que no necesitan ser realizadas de inmediato. Estas tareas deben ser programadas para su realización en un momento oportuno.
Tareas urgentes pero no importantes: son las tareas que necesitan ser realizadas inmediatamente, pero que no tienen un impacto significativo en tus objetivos y resultados a largo plazo. Estas tareas deben ser delegadas o minimizadas en la medida de lo posible.
Tareas no importantes ni urgentes: son las tareas que no tienen un impacto significativo en tus objetivos y resultados, y que no necesitan ser realizadas de inmediato. Estas tareas deben ser eliminadas o pospuestas.
La matriz de priorización es una herramienta útil para ayudarte a enfocar tus esfuerzos en las tareas que son más importantes y urgentes, y para ayudarte a evitar la procrastinación o la realización de tareas innecesarias.